Comunicación from Érika López
jueves, 27 de noviembre de 2014
lunes, 24 de noviembre de 2014
Principales comunicaciones escritas en la empresa
- Informes
- Cartas
- Memorándums
- Circulares
- Memorias
- Actas
- Contratos
- Reglamentos
- Manuales
- Boletines
- Avisos
- Recibos
- Facturas
- Cheques
- Pagarés
- Curriculum
- Carta de presentación
Informe
Es la
presentación oral o escrita de una investigación, de un acontecimiento
importante que se desea dar a conocer a alguien para que tome decisiones o
tenga conocimiento del asunto.
Generalmente se
envía a un superior. El informe escrito necesita de una
mejor organización y presentación.
El propósito del
informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden
incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras
conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que
el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o
privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno,
los negocios, la educación o la ciencia.
Cartas
La carta comercial
es la base por lo menos del noventa por ciento de todas las transacciones
comerciales.
Existe una gran
variedad de tipos de cartas: carta de Solicitud de Referencia, Carta de
Respuesta a una Solicitud de Referencia, Carta de Solicitud de Empleo,
Carta de Solicitud de Pedido, Carta de Remisión o Envío, Carta de Solicitud de Crédito,
Cartas de Cobranza. La redacción de una carta va a estar en
dependencia del objetivo con el que se vaya a elaborar una carta.
Memorándums
El memorándums es
un mensaje entre dos personas de una misma firma, escrito en papel que lleva
impreso ciertas palabras (guías) para referencia: A, De, Asunto o Referencia y
Fecha), se utiliza para hacer llamados de atención, es obligatorio y se
usa a nivel interno de las organizaciones.
El memorando
también se puede definir como una comunicación que se usa en diplomacia.
Es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en
la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse
presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.
Circulares
Es un tipo de
comunicación breve, cuyo contenido va dirigido a varias personas, mando o
niveles de una organización, empresa o a las empresas mismas, con el
fin de transmitirles una información sobre asuntos muy variados.
El Acta
El Acta es un
escrito que tiene como fin esencial dejar constancia de lo sucedido, tratado o
acordado en una junta, asamblea o reunión.
La redacción del
Acta corresponde al Secretario del organismo respectivo, quien deberá elaborar
primero una minuta o síntesis de la reunión sobre la base de la
agenda u orden del día. Después desarrollara las ideas o conceptos en
forma completa y adecuada.
El Contrato
Un contrato es
el convenio suscrito entre dos o más personas que se obligan recíprocamente
para constituir o extinguir un vínculo jurídico. Se pueden hacer contratos de arrendamiento o
contratos de trabajo.
También se
puede decir que un contrato es el acuerdo entre el empresario y el
trabajador en el que se detallan las condiciones en las que un trabajador se
compromete a realizar un determinado trabajo por cuenta del empresario y bajo
su dirección, a cambio de una retribución o sueldo.
Los Reglamentos
Es la norma elaborada
por el patrono de acuerdo con los intereses de su empresa y la legislación laboral vigente,
en la que se establecen las condiciones de acatamiento general sobre
condiciones de trabajo, relaciones humanas, medidas de orden técnico y
sanciones disciplinarias.
Estos sirven para
que tanto el (la) patrono (a) como los (as) trabajadores (as) sepan de antemano
cuáles son las reglas que se deben seguir en el centro de trabajo, y las
consecuencias que tiene su incumplimiento para cada uno (a).
Cuando sea oportuno y, en todo caso, antes de aprobar el proyecto de
reglamento, el Departamento de Asesoría Externa indicado le dará audiencia al
Comité Permanente de Trabajadores, proporcionándoles copia del proyecto de
reglamento, para que se pronuncie sobre el mismo; de manera que los (as)
trabajadores (as) puedan ejercer la defensa de sus derechos adquiridos, alegar
posibles ilegalidades, supresión de beneficios, etc.
Los Manuales
Los manuales administrativos
son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que
permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la
información de una organización.
La tarea de
elaborar manuales administrativos se considera como una función de
mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de
la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en
forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede
ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los manuales
administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones
administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma
sistemática la información administrativa.
Los Boletines
Los boletines, se
definen como publicaciones periódicas sobre un determinado campo del saber.
Los Avisos
Noticia dada a
alguno. Indicio, señal. Consejo, advertencia, anuncio.
Los Recibos
Es un documento
firmado en el que se aclara haber recibido algo.
Hay variedad de modelos.
Generalmente, en el comercio, se adquieren formatos de recibos impresos
para facilitar la confección de los mismos, en los que solamente es necesario
llenar los espacios que aparecen en blanco.
Las Facturas
Es una numeración
de los cargos en un pedido.
Cada Empresa
tiene sus propios formularios, diseñados de acuerdo con la naturaleza de sus
transacciones; por lo general, los formularios están diseñados para enumerar en
forma de columnas los artículos, precios y cantidades.
Los Cheques
Se definen como
una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el
cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente
bancaria o autorización para girar en descubierto.
Es un titulo
valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta
corriente bancaria) ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada
suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.
Los Pagarés
Son activos de
renta fija a corto plazo. Su vida, como máximo, es de dieciocho meses. Los
pagarés cubren la financiación de corto plazo de las empresas. Como las letras
del Tesoro, los pagarés también se emiten al descuento.
El Pagare es una
promesa incondicional por escrito hecha por una persona a otra, firmada por
quien la hace, comprometiéndose a pagar a la vista o en una fecha futura fija o
determinable cierta suma de dinero, a la orden o al portador.
Curriculum
Documento que
recoge la información de índole personal (datos biográficos,
residencia),educativa y formativa (académica, profesional) y
laboral (experiencia, habilidades y conocimientos), que un individuo
ha adquirido a lo largo de su vida, con el objetivo de servirle como
presentación o requisito para postularse a un puesto de trabajo.
Hay algo que es
invariable para todos los modelos de currículum, y es que siempre recogen:
- Datos personales
- Formación académica
- Experiencia profesional
Como información
adicional, el curriculum puede incluir información sobre:
- Idiomas
- Informática
- Otros datos de interés
- Objetivo profesional
- Datos personales
- Nombre y Apellidos
- Dirección permanente (con el Código Postal)
- Teléfonos de contacto (fijos y móviles)
- Fecha y lugar de nacimiento
- DNI
Según lo requiera
cada caso
- Servicio militar
- Prestación Social Sustitutoria
- Estado civil
Formación académica
Este apartado se
puede dividir en dos partes:
- Formación oficial (titulaciones oficiales y programas de postgrado)
- Cursos complementarios (formación ocupacional, cursos, seminarios, etc.)
Ambas partes
deben incluir los siguientes datos:
- Nombre del título
- Nombre del centro
- Fecha en la que se realizaron los estudios (inicio y fin)
- Duración
En el apartado de
datos académicos es recomendable comenzar por la formación que más interesa
destacar, tales como estudios universitarios, cursos de postgrado o similares,
que normalmente se corresponden con el objetivo profesional.
En el apartado de
cursos complementarios debemos incluir sólo aquellos cursos que se adecuen al
puesto ofertado o que sean de interés para la empresa. Por ejemplo, si estás
buscando un empleo como Consultor Estratégico, no incluyas en tu formación
complementaria los cursos de baile, cocina o actor de doblaje.
La experiencia
profesional es fundamental. La elaboración de este apartado y el modelo a
elegir varían según la trayectoria de cada candidato. Sea cual sea el modelo
elegido, es indispensable incluir la siguiente información:
- Nombre de la empresa
- Nombre del puesto
- Duración en el puesto (fechas de inicio y fin)
- Departamento donde se desarrolló la actividad laboral
- Breve descripción de las funciones más relevantes CV del estudiante y/o candidato sin o con poca experiencia.
Los candidatos
que no cuentan con una gran experiencia profesional, deben elegir el modelo de
CV cronológico inverso, es decir, empezar por las experiencias más recientes.
Es importante
señalar si se realizaron prácticas durante los estudios, ya que se consideran
experiencia profesional y es uno de los aspectos más valorados por los
responsables de Recursos Humanos.
Es importante
incluir toda la información relativa a trabajos de voluntariado, así como la
participación en asociaciones estudiantiles.
Si se elige el
modelo cronológico o cronológico inverso, es conveniente destacar la evolución
profesional resaltando el puesto, las actividades desarrolladas y los logros
obtenidos.
La mejor manera
de destacar la trayectoria profesional es elegir el modelo funcional, donde se
resaltan las funciones y responsabilidades adquiridas en los trabajos
anteriores.
Por lo que
respecta a los idiomas, se deben señalar los siguientes datos:
- Nombre de la academia o escuela de idiomas
- Años de estudio invertidos en la formación
- Certificados obtenidos / Nivel de dominio
- Estancias en el extranjero dedicadas al estudio de idiomas
Si quieres
aportar información más específica sobre tu conocimiento de idiomas, utiliza la
siguientes valoración, con su correspondiente nivel de dominio:
- Leído
- Hablado
- Escrito
- Traducción
- Nombre de la aplicación / lenguaje de programación
- Nivel de los conocimientos
- Certificados o diplomas que acrediten tu formación en el área informática
Por lo general,
el nivel de conocimientos informáticos se mide según la siguiente escala:
- Nivel Usuario
- Nivel Usuario Avanzado
- Nivel Profesional
- Nivel Experto
Los conocimientos
informáticos se dividen en áreas o familias de aplicaciones:
- Ofimática (Autoedición, Procesadores de texto, Hojas de cálculo, Internet, Mail, etc.)
- Bases de datos (Abap/4, Access, Data Warehouse, FoxPro, Oracle, SQL Server, etc.)
- Comunicación (Fibra óptica, redes, LAN, Novell, NT y Unix, Routers, TCP/IP, etc.)
- Diseño (Auto CAD, Dreamweaver, Freehand, 3D Studio, Photoshop, Quark Xpress, etc.)
- Herramientas de Gestión (Meta 4, People Soft, SAP, etc.)
- Lenguajes de Programación (C/C++, HTML, Java, JavaScript, SQL, XML, etc.
- Paquetes Integrados (Lotus SmartSuite, Microsoft BackOffice, Microsoft Office, etc.)
- Sistemas Operativos (DOS, Linux, Macintosh, Solaris, UNIX, Windows 95/98, etc.)
El currículum
vitae puede finalizar con una sección que englobe todos aquellos datos
adicionales que sean de interés para al empresa o digan algo de nuestra
personalidad. En este apartado, que podría titularse Otros datos de interés,
tienen cabida los siguientes datos (en función del perfil de cada candidato):
- Adscripción a Colegios Profesionales y Asociaciones
- Premios, Becas y Reconocimientos
- Publicaciones
- Referencias personales y profesionales• Aficiones y hobbies (breve)
- Trabajo voluntario y participación en ONG
- Vehículo propio
- Carnet de conducir y modalidad
- Disponibilidad para viajar (ninguna, nacional, internacional o total)
Algunos CV
incluyen un párrafo al inicio o al final del documento, donde el candidato
expresa sus objetivos profesionales y personales. En los países anglosajones es
un apartado imprescindible de todo curriculum funcional.
El objetivo
profesional se aconseja sólo en el caso de que se tenga muy claro y se pueda
avalar con la formación académica o la experiencia profesional que se posea
hasta la fecha. Hay que tener en cuenta que el objetivo profesional tiene que
estar en consonancia con la empresa a la que nos dirigimos y con las funciones
propias del puesto ofertado.
Carta de presentación
La Carta de
Presentación, como su propio nombre lo manifiesta, sirve para presentarte
a ti y a tu CV para un puesto o empresa especifica. ¡Y las presentaciones en el
mundo laboral son importantes!
Debe ser una
breve introducción acerca de tí y del motivo por el que te estás presentando al
empleo en cuestión. Debe aportar valor al CV y jamás limitarse a repetir
la información ya facilitada en este último. Es una oportunidad más para
lucirte y destacarte de los demás, así que sácale provecho y utilízala para, de
manera sucinta, ir demostrando que sabes lo que la empresa está
buscando y que encajas perfectamente al perfil.
Una buena carta
de presentación debe también demostrar algo de tu carácter y
personalidad. Asimismo poner de manifiesto tu habilidades de comunicación
escrita y tu profesionalismo.
La Carta
tiene que atraer al lector con temas y aspectos puntuales
100% relacionados al perfil buscado y con la empresa que contrata. Su
éxito pasa por ser capaz de destacar de tus experiencias y habilidades los
principales aspectos que manifiestamente está buscando la empresa. Dedícale
tiempo y plasma en su contenido lo que la empresa está tan
ansiosamente buscando para entrevistar: el profesional que se encaja con
perfección al perfil demandado.
lunes, 17 de noviembre de 2014
Partes de un acta.
A continuación se
hace una relación de requisitos para la elaboración del acta:
1.
Nombre de la sociedad
2.
Número del Acta (este número siempre es consecutivo).
3. Órgano
que se reúne (Junta Directiva, Junta de Socios, Consejos de Administración,
Juntas de Vigilancia, Asamblea de
Accionistas, etc).
4.
Clase de la reunión, es decir, determinación de su carácter ordinario o
extraordinario.
5. Ciudad,
lugar, fecha y hora de la reunión.
6. Persona
que convocó la reunión y en qué calidad, haciendo relación de la fecha y el
medio utilizado para convocar.
7.
Nombre de las personas designadas para presidir la reunión (Presidente y
Secretario).
8.
Verificar el quórum para el desarrollo de la reunión y el decisorio para
cada uno de los temas aprobados en la misma.
9.
Temas establecidos en el orden del día de la convocatoria, si la reunión
es extraordinaria u ordinaria.
10. Las decisiones
tomadas durante la reunión se harán constar en el acta correspondiente.
11. La constancia
de aprobación del acta, debe quedar firmada por parte del órgano que actuó o de
la comisión designada en la reunión para el efecto.
12. Fecha y hora
de cierre de la reunión.
13. El original
del acta debe quedar firmada, por quienes actuaron en calidad de
PRESIDENTE Y SECRETARIO
Presentación
Hola soy estudiante de secretariado en el CIFP Portovello Ourense, y este blog lo voy dedicar a la asignatura de comunicación.
Suscribirse a:
Entradas (Atom)